این نرم افزارها ابزارهایی هستند که به سازمان‌ها کمک می کنند تا فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند، اتوماسیون کسب و کار را ایجاد کنند و کارایی و کارایی را افزایش دهند. این نرم افزارها عموما شامل مجموعه ای از ابزارها و قابلیت هایی هستند که به مدیران کسب و کار کمک می کنند تا فرآیندهای کاری را مدیریت، تحلیل، بهینه سازی و اجرا کنند.
بله، می‌توانید به دنبال نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) بگردید. این نوع نرم‌افزارها به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود بخشیده و بهبودهای لازم را اعمال کنید. برخی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای BPMS عبارتند از:
- ProcessMaker
- Appian
- Pega
- Camunda
- Bizagi
- Bonita
- Oracle BPM
قبل از خرید BPMS، بهتر است نیازهای کسب و کار خود را مورد بررسی دقیق قرار دهید و با توجه به این نیازها، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که بهترین تطابق را با آن‌ها دارد. همچنین، باید مطمئن شوید که نرم‌افزار انتخابی با استانداردهای امنیتی و مقررات مربوط به حریم خصوصی شما سازگار است.
ویژگی های اصلی نرم افزار BPMS
مدلسازی فرآیندها: ایجاد نمودارهای فرآیندی که نشان می دهد چگونه فعالیت ها به هم متصل هستند و چگونه داده ها جریان می یابند.
اتوماسیون فرآیندها: اجرای خودکار فرآیندها با استفاده از قوانین و قواعد تعریف شده.
مانیتورینگ و پایش: امکان نظارت بر فرآیندها، اندازه گیری عملکرد و شناسایی موانع و بهبودهای مورد نیاز.
تجزیه و تحلیل عملکرد: تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات جمع آوری شده از فرآیندها برای بهبود عملکرد و تصمیم گیری بهتر.
یکپارچه سازی سیستم ها: توانایی اتصال به سیستم ها و برنامه های دیگر برای انتقال داده ها و اطلاعات بین فرآیندها.
نرم افزار BPMS می توانند به شرکت ها و سازمان ها کمک کنند تا عملکرد خود را بهبود بخشند، هزینه ها را کاهش دهند، زمان بندی ها را بهبود بخشند و قابلیت رقابتی خود را افزایش دهند.
امکانات نرم افزار BPMS
نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) معمولاً امکانات گسترده‌ای را ارائه می‌دهند که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود بخشند، اتوماسیون را افزایش دهند و کارایی را بهبود بخشند. برخی از امکانات اصلی که در این نرم‌افزارها معمولاً یافت می‌شوند عبارتند از:
مدلسازی فرآیندها (Process Modeling): این امکان به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را به طور گرافیکی مدل کنید، ارتباطات و وابستگی‌ها را نشان دهید و نقاط قوت و ضعف فرآیندها را شناسایی کنید.
اتوماسیون فرآیندها (Process Automation): این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا فرآیندهای کاری را برای اجرا به صورت خودکار تعریف کنید. این شامل اتخاذ تصمیمات خودکار، ارسال اطلاعات بین سیستم‌ها و اجرای وظایف بدون نیاز به دخالت دستی است.
پایش و مدیریت عملکرد (Performance Monitoring and Management): با این امکان می‌توانید عملکرد فرآیندها را پایش کنید، عملکرد در زمان واقعی را مشاهده کنید و بهبودهای لازم را شناسایی و اعمال کنید.
یکپارچه سازی سیستم‌ها (System Integration): این امکان به شما اجازه می‌دهد تا نرم‌افزار BPMS را با سیستم‌های دیگر مانند سیستم‌های موجود در سازمان، پایگاه‌های داده، سیستم‌های CRM و ERP و غیره یکپارچه سازی کنید تا اطلاعات را به اشتراک بگذارید و فرآیندهای بیشتری را اتوماتیک‌سازی کنید.
تجزیه و تحلیل داده‌ها (Data Analysis): این امکان به شما اجازه می‌دهد تا داده‌ها را از فرآیندها و عملکرد کسب‌وکار تجزیه و تحلیل کنید و اطلاعاتی برای تصمیم‌گیری‌های بهتر و بهبود عملکرد فراهم کنید.
توسعه و سفارشی‌سازی (Development and Customization): این امکان به شما اجازه می‌دهد تا نرم‌افزار BPMS را بر اساس نیازهای خاص سازمان خود سفارشی کنید و بهبودهای مورد نیاز را اعمال کنید.
امنیت و مدیریت دسترسی (Security and Access Management): امکانات امنیتی برای محافظت از داده‌ها و فرآیندها، مدیریت دسترسی کاربران و کنترل سطوح دسترسی به اطلاعات محرمانه را فراهم می‌کند.
به طور کلی، نرم‌افزارهای BPMS امکانات گسترده‌ای را برای مدیریت کامل فرآیندهای کسب‌وکار ارائه می‌دهند که باعث بهبود کارایی و بهره‌وری سازمان می‌شوند.
نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یک سیستم مدیریت فرآیند تحت وب است که امکان طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار را برای سازمان ها فراهم می کند.
ساخت فرآیندها در پروسس میکر
پروسس میکر (ProcessMaker) یکی از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) است که به شما اجازه می‌دهد فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود بخشیده و اتوماسیون کنید. برای ساخت فرآیند در پروسس میکر، مراحل زیر را دنبال کنید:
ورود به سیستم: ابتدا وارد پنل مدیریت پروسس میکر شوید با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود.
انتخاب “طرح جدید”: پس از ورود به سیستم، بر روی گزینه “طرح جدید” یا معادل آن که در پنل مدیریت نمایش داده می‌شود کلیک کنید.
طراحی فرآیند: در این مرحله، می‌توانید فرآیند خود را با استفاده از ابزارهای گرافیکی موجود در پروسس میکر طراحی کنید. شما می‌توانید فعالیت‌ها، شاخه‌ها، گره‌ها و اتصالات بین آن‌ها را تعریف کنید.
تعیین فعالیت‌ها: برای هر مرحله از فرآیند، فعالیت‌های مورد نیاز را تعیین کنید. مثلاً، ایجاد فرم‌های ورودی، تصویب‌ها، ارسال ایمیل‌ها و غیره.
تعیین مسئولان: برای هر فعالیت، مسئولی را تعیین کنید که مسئول انجام آن فعالیت باشد. این می‌تواند یک کاربر خاص یا یک گروه از کاربران باشد.
تعیین شروع و پایان: تعیین نقاط شروع و پایان فرآیند را مشخص کنید. برای مثال، فرآیند ممکن است با یک فرم ورودی شروع شده و با تایید یک مدیر به پایان برسد.
تنظیم قوانین و شرایط: تعیین قوانین و شرایطی که برای انتقال از یک مرحله به مرحله دیگر لازم است، انجام دهید. این شامل قوانین تصمیم‌گیری و شرایط مورد نیاز برای انجام فعالیت‌ها است.
تست و انتشار: پس از طراحی فرآیند، آن را تست کنید تا از صحت عملکرد آن اطمینان حاصل کنید. سپس فرآیند را انتشار دهید تا کاربران بتوانند از آن استفاده کنند.
با انجام این مراحل، می‌توانید فرآیندهای کسب و کار خود را در ساخت فرآیند در پروسس میکر طراحی و مدیریت کنید.
از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیندها در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند. همچنین بسیاری از سازمان ها نیز ممکن است ساخت فرآیندها و فرم ها را در پروسس میکر تا حدی انجام داده باشند، اما برای استفاده های پیچیده تر که نیاز به برنامه نویسی بیش تری وجود دارد، به افراد متخصص تری در خارج از سازمان داشته باشند و در این حالت نیز می توانند از خدمات مدیریت فرآیند پارس استفاده نمایند.